Normas jurídicas para la gestión documental y de archivo.
Aveces se asume, erróneamente, que los documentos de archivo son solo papeles engavetados en alguna oficina y que poco pueden aportar al desarrollo o gestión de la calidad, lo cierto es que se trata de un activo valioso, que refleja el testimonio material realizado por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones o actividad intelectual.
Ante el desconocimiento que existe en relación con estos temas, y la necesidad, por otra parte, de actualizar las normas de acuerdo con los cambios implementados en nuestra sociedad, donde han aparecido nuevos gestores documentales asociados a formas no estatales de producción, se han definido un conjunto de disposiciones jurídicas, que salen hoy publicadas en la Gaceta Oficial Ordinaria No. 55
Las normas jurídicas hacen énfasis en la obligatoriedad que tienen las personas naturales de registrar en el Fondo Estatal de Archivos aquellos documentos que tienen en su poder y que, por su valor histórico o permanente, son de utilidad pública e interés social. Nos referimos, por ejemplo, a documentos del siglo XIX, que muchas veces han sido legados como herencia familiar, pero son constancia de un acontecimiento de carácter histórico, político y cultural,o constituyen una memoria de la vida de una personalidad.
El acto de registro no implica la obligación de su entrega, ni la modificación del titular. Este proceder garantiza al ciudadano que, en caso de que ese documento sea sustraído, se puedan hacer todas las acciones legales para recuperarlo, incluso si ya no se encuentra en Cuba.
